Informacja o sposobie doręczania dokumentów elektronicznych, w tym wymagania dotyczące doręczania dokumentów elektronicznych, niezbędne do ich odebrania przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Urzędu Gminy Czernichów oraz otrzymania przez nadawcę urzędowego poświadczenia odbioru (UPO).

Elektroniczna Skrzynka Podawcza jest systemem służącym do przesyłania dokumentów i formularzy elektronicznych do urzędu. W celu skorzystania z Elektronicznej Skrzynki Podawczej Urzędu Gminy w Czernichowie dostępnej na platformie SEKAP lub ePUAP, niezbędne jest spełnienie następujących warunków:

• założenie indywidualnego (darmowego) konta na platformie (SEKAP lub ePUAP),
• posiadanie certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego (w razie potrzeby podpisania przesyłanego pisma).

Urząd Gminy w Czernichowie przyjmuje doręczane dokumenty elektroniczne:

• za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej:

https://www.sekap.pl/

http://epuap.gov.pl/

adres skrytki na epuap: /czernichow/skrytka

• na informatycznych nośnikach danych, które umożliwiają zapisanie urzędowego poświadczenia odbioru, tj. dysku CD-RW lub urządzeniu pamięci masowej z interfacem USB (np. Pen Drive).

Dokumenty elektroniczne przekazywane w powyższy sposób muszą być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Korzystanie z usług urzędu w postaci elektronicznej należy zacząć od założenia skrzynki kontaktowej w zakładce logowanie (SEKAP lub ePUAP). Umożliwia ona korespondencję z urzędem, sprawdzanie i załatwienie sprawy. Pełna i aktualna lista udostępnionych usług znajduje się w Katalogu Usług (SEKAP lub ePUAP).

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 roku w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2011 nr 206 poz. 1216) akceptowalne formaty załączników to:

1. DOC, DOCX, RTF, ODT,
2. XML, XLS, XLSX, ODS,
3. CSV,
4. TXT,
5. GIF, TIF, BMP, JPG, PNG, SVG,
6. PDF,
7. ZIP, RAR, TAR, GZ.

Zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych powinny odpowiadać zakresom danych zawartych we wzorach podań udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej. W szczególności dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu Gminy w Czernichowie muszą być opatrzone zgodnymi z prawdą danymi osobowymi, w tym adresem pocztowym osoby składającej dokument.

Inne wymagania:

1. dokumenty elektroniczne zawierające wirusy lub inne potencjalnie niebezpieczne elementy będą automatycznie odrzucane i nie zostaną wprowadzone do systemu teleinformatycznego Urzędu Gminy w Czernichowie;
2. maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego (wraz z załącznikami) akceptowany przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą wynosi 5 MB;
3. do dokumentów opatrzonych podpisem weryfikowanym certyfikatem wydanym za granicą winna być dołączona aplikacja umożliwiająca weryfikację podpisu.

Doręczanie dokumentów na elektronicznych nośnikach danych - Sekretariat Urzędu Gminy w Czernichowie, Tresna ul. Żywiecka 2 (I piętro) w godzinach pracy urzędu.